Поставити управлінський облік. Постановка управлінського обліку для підприємства

Кожне підприємство розробляє систему управлінського обліку виходячи з потреб і специфіки роботи. Саме тому досвід кожної компанії щодо впровадження системи управлінського обліку є унікальним. За «круглим столом» деякі фінансові директори поділилися своїм досвідом, а також думкою про те, яким має бути сучасний управлінський облік.

Представляємо найактивніших учасників «круглого столу»:

Олександр Башков,фінансовий директор ЗАТ «Авіакомпанія «ІСТ ЛАЙН»;

Ігор Говядкін,заступник генерального директора, директор з економіки та фінансів ВАТ «Головний інформаційно-обчислювальний центр Москви»;

Ольга Каненкова,головний бухгалтер ВАТ "Автофрамос" / RENAULT;

Антон Повстен,фінансовий директор Управляючої компанії АКБ «Промзв'язокбанк»;

Олег Рижов,фінансовий директор ЗАТ "Асоціація КОН".

Що таке управлінський облік?

На початку дискусії присутні вирішили домовитися, що вони розуміють під терміном «управлінський облік».

Антон Повстен:"Управлінський облік - це комплексна система ідентифікації, збору, обробки та аналізу економічно значущих показників для прийняття управлінських рішень".

Ігор Говядкін:«З цією ухвалою важко не погодитися. Під нього підпадає будь-яка система, з урахуванням якої приймаються управлінські рішення. Питання, що ця система включає. Насправді мені зустрічалися організації, у яких 90% інформації, що міститься в управлінському обліку, надходило з бухгалтерського обліку. Причому можна простежити таку тенденцію: що менше інформація, що міститься у бухгалтерському обліку, відповідає реальному стану бізнесу, то важливіша роль управлінського обліку у прийнятті рішень».

Олександр Башков:«Я сказав би, що управлінський облік - це частина системи даних, на основі якої приймаються управлінські рішення. Тому що управлінські рішення, наприклад, у нашій компанії приймаються виходячи з даних не тільки управлінського обліку, а й маркетингової та диспетчерських служб, а також іншої інформації, яка до обліку не має жодного відношення».

Антон Повстен:«Я хотів би наголосити, що термін «економічно значущі показники» присутній у моєму визначенні управлінського обліку не випадково. Сучасний управлінський облік включає як фінансові показники. У 1992 році було розроблено концепцію Balanced Scorecard, яка враховує як фінансові показники, так і ступінь задоволеності клієнтів, якість управління персоналом та внутрішніх бізнес-процесів. Кожна компанія має специфічні бізнес-процеси і має бути показники, які оцінюють їхню якість. Як правило, це власні методики компанії, які є ноу-хау і зазвичай не розголошуються. Таким чином, система управлінського обліку виходить за межі не лише фінансового обліку, а й звичайних економічних показників».

Методологія управлінського обліку

Визначившись із змістом поняття «управлінський облік», учасники дискусії обговорили конкретні принципи, на яких має базуватись система управлінського обліку на підприємстві .

Ігор Говядкін:«Управлінський облік можна побудувати на основі МСФЗ, ДААП, а можна і на основі російських ПБО – кому як зручніше. Можна винайти й власні правила, що також зустрічається практично. Крім того, є системи управлінського обліку, які взагалі не ґрунтуються на принципах подвійного запису, і вони теж мають право на існування. Інша річ, що зазвичай компанії використовують уже розроблені методики. Навіщо, наприклад, винаходити свою методику обліку основних засобів, коли вести облік можна, наприклад, відповідно до правил МСФЗ».

Олег Рижов:«Я погоджуюсь з тим, що в управлінському обліку не обов'язково використовувати метод подвійного запису. Як зазначалося, управлінський облік включає як фінансову інформацію. Неможливо застосувати подвійний запис для врахування швидкості проходження замовлень, кількості претензій чи ступеня задоволеності колективу «робочим кліматом».

Антон Повстен:«У нас у компанії визначення фінансових показників у системі управлінського обліку базується на засадах МСФЗ. Існує регламент, в якому описані порядок та система збирання інформації, а також облікова політика, яка встановлює методологію обліку цієї інформації. Чому ми обрали саме МСФЗ? Тому що ці стандарти дозволяють, наприклад, порівняти фінансові показники нашого підприємства із показниками аналогічної західної фірми та зрозуміти, наскільки добре ми керуємо своїм підприємством».

Під час обговорення багато уваги було приділено і основним відмінностям фінансового (бухгалтерського) обліку від управлінського.

Ольга Каненкова:«Можу навести приклад відмінності підходів, які використовуються у фінансовому та управлінському обліку в нашій компанії. У управлінському обліку реалізованими вважаються автомобілі, продані нашими дилерами кінцевим покупцям, а фінансовому обліку реалізовані автомобілі - це машини, продані дилерам».

Ігор Говядкін:«В управлінському обліку економічний зміст операції переважає її юридичну форму, а фінансовому обліку - навпаки».

Дуже цікава дискусія розгорнулася довкола проблеми взаємозв'язку управлінського та фінансового обліку. Ті, хто зібрався, погодилися з тим, що і управлінський, і фінансовий облік знаходяться в одному інформаційному полі, а їх взаємозв'язок може бути різним. Антон Повстеннавів схеми трьох різних варіантів взаємодії управлінського та фінансового обліку (див. рис. 1):

фінансовий та управлінський облік повністю незалежні один від одного (варіант 1);
частина даних у фінансовому та управлінському обліку збігаються, проте загалом це різні системи (варіант 2);
управлінський облік є комплексною системою, що включає у тому числі й фінансовий облік (варіант 3).

На думку учасників круглого столу, третій варіант найоптимальніший, але рідко зустрічається в російських компаніях.

Ольга Каненкованавела як приклад схему взаємозв'язку фінансового та управлінського обліку на підприємстві (див. рис. 2). Фінансовий облік ведеться з урахуванням первинних документів. Бухгалтери, роблячи проводку у фінансовому обліку, присвоюють кожній операції додаткові аналітичні коди, які дозволяють потім розподіляти цю інформацію у податковому обліку, у фінансовому обліку МСФЗ та в управлінському обліку. З даних фінансового обліку за допомогою коригування та меппінгу 1 проводок формуються облікові дані для податкового обліку та фінансового обліку за МСФЗ. І вже потім на основі обліку МСФЗ формуються дані управлінського обліку. Різні аналітичні довідники, а також додатково введені позабалансові рахунки дозволяють здійснювати більшість цих операцій автоматично, за наперед визначеним алгоритмом.

Обговорюючи, які дані можна використовувати в управлінському обліку, учасники дискусії дійшли висновку, що в оперативному управлінському обліку цілком можливе використання документально непідтвердженої інформації.

Олександр Башков:"В управлінському обліку іноді доцільно відображати операції, які ще не підтверджені ні контрактами, ні рахунками-фактурами, ні актами виконаних робіт".

Антон Повстен:«Я повністю із цим згоден. Як приклад, можна розглянути цукровий завод, який постійно відвантажує свою продукцію. На продукцію, відвантажену сьогодні, акти звіряння, рахунки-фактури надійдуть лише наприкінці місяця, товарно-транспортні накладні фінансово-економічна служба отримає також не одразу. Проте менеджери вже наступного дня після відвантаження мають чітко знати: скільки цукру відвантажено, скільки залишилося на складі та скільки потрібно буде відвантажити сьогодні. Тому до оперативного обліку вноситься інформація із звичайної службової записки, на підставі якої приймаються оперативні управлінські рішення».

Споживачі управлінської інформації

Під час створення системи управлінського обліку важливо пам'ятати у тому, що управлінський облік не самоціль, а інструмент на вирішення конкретних завдань підприємства. Крім того, співробітники компанії повинні вміти користуватись тими даними, які надає система управлінського обліку.

Ігор Говядкін:«Під час впровадження управлінського обліку слід керуватися прагматичним принципом: витрати на отримання інформації не повинні перевищувати позитивного ефекту, який можна отримати з цієї інформації. Багато дрібні і середні фірми що неспроможні як побудувати глобальну систему управлінського обліку, а часом і бухгалтерію автоматизировать. Важливо розуміти, яка інформація потрібна керівнику для прийняття рішень та який ефект може дати наявність цієї інформації».

Олександр Башков:«Десять років тому я працював в одній компанії, яка на той момент була досить прогресивною. За завданням керівника менеджери визначили близько 170 різних показників, що характеризують ефективність роботи підприємства. Після того, як керівник уважно їх проаналізував, все зважив, то залишив лише 5 показників, необхідних йому для прийняття управлінських рішень. Далі аналогічна процедура була проведена рештою топ-менеджерів. Кожен із них вибрав лише кілька показників. З розвитком компанії кількість цих показників цілеспрямовано зростала. Цей приклад я навів на доказ того, що управлінський облік повинен давати тільки ту інформацію, яка необхідна для ухвалення управлінських рішень.

Говорячи про систему управлінського обліку, можна захопитися теорією та побудовою гарних систем, хоча насамперед необхідно пам'ятати, для кого ця система призначена. Будь-яка управлінська інформація потрібна конкретному менеджеру, який ухвалює управлінські рішення. І він повинен або вміти користуватись нею, або його доводиться цьому навчати».

Ольга Каненкова:«Цілком вірно – людей треба вчити. Ми зараз впроваджуємо програму, яка дозволить кожному начальнику відділу отримувати управлінську інформацію щодо його підрозділу, щоб він бачив свій бюджет, розумів, куди витратив гроші і міг планувати, як йому працювати далі в рамках цього бюджету.

Ми зіткнулися з наступною проблемою: співробітники виробничих відділів не хотіли подавати жодної інформації у фінансову службу. Вони вважали, що цифрами мають займатися фінансисти. Тому безпосереднім виконавцям управлінського обліку потрібно було пояснити важливість їхньої роботи. І це дозволило налагодити «зворотний зв'язок».

Антон Повстен:«Щоб був такий зворотний зв'язок, потрібно обов'язково формалізувати та регламентувати процес збирання інформації, прописати весь документообіг. Менеджер Іванов повинен знати, що форму звітності № 3 він повинен передати менеджеру Петрову у четвер до 12:00, інакше до нього можуть бути застосовані такі заходи дисциплінарного впливу».

Останнім пунктом обговорення стало питання, яким підприємствам потрібен управлінський облік. Ми попросили присутніх відповісти на питання, що надходять до редакції від фінансистів невеликих підприємств: чи справді управлінський облік потрібен компаніям з невеликими оборотами, вузьким асортиментом вироблених продуктів, що продаються, або вони можуть обійтися без нього.

Олег Рижов:«Напевно, я єдиний із присутніх тут репрезентую невелике підприємство. У нас близько 100 працівників. Можу сказати, що управлінський облік потрібний будь-якому підприємству. Півтора роки тому ми почали створювати систему управлінського обліку. Вже зараз видно перші результати: зменшився час на обробку одного замовлення, збільшилася кількість замовлень, за рахунок цього зріс оборот. Тепер ми точно знаємо, скільки часу у нас йде на виконання кожного замовлення, певної операції. Це дозволяє краще планувати свою роботу, бюджетувати доходи та витрати».

На думку фахівців, які були присутні на «круглому столі», управлінський облік у тому чи іншому вигляді існує на кожному підприємстві. Будь-який керівник щодня приймає рішення, що ґрунтуються не на інформації з бухгалтерської звітності, а на різних управлінських даних (довідках відділу продажу, звітах продавців, звітах виробничників, службових записках про відвантаження тощо). Однак кожен керівник повинен розуміти, що існуюча на підприємстві система управлінського обліку може бути неефективною і не давати повної інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Тому необхідно постійно шукати шляхи удосконалення системи управлінського обліку.

Матеріал підготував Борис Костін

_________________________________________
1 Меппінг (від. англ. mapping) – перетворення даних із однієї форми на іншу шляхом встановлення з-поміж них відповідності. Меппінг проводок означає автоматичне перенесення проводок з однієї облікової системи (в даному випадку російської) в іншу (в даному випадку в облікову систему на основі МСФЗ) за допомогою спеціальних таблиць відповідності та розробленого для цих цілей алгоритму. - Прямуючи. редакції.

Дедалі більше керівників російських підприємств розуміє необхідність ведення обліку, відмінного від бухгалтерського, оскільки останній орієнтується виключно зовнішніх споживачів інформації – насамперед, на податкові органи, у своїй зовсім відбиває реального стану підприємства. Для надання повної та достовірної інформації, необхідної для ухвалення грамотних управлінських рішень та управлінського планування внутрішніми користувачами існує управлінський облік.

Що таке управлінський облік

Досі російські керівники не мають чіткого розуміння цього виду обліку і це, мабуть, одна з основних проблем у процесі постановки системи управлінського обліку.

За сім років практики у постановці управлінського обліку на російських підприємствах ми стикалися з різними інтерпретаціями цього поняття.

Часто виникали ситуації, коли виявлялося, що керівники, які прийшли до нас “за постановкою управлінського обліку” розуміли під цим питання, що зовсім не належать до предмета. Одного разу генеральний директор невеликої, успішної компанії промовив ось таку сакраментальну фразу: "А я для себе дуже легко навчився розділяти: все, що не бухгалтерський облік, то, отже, - управлінський".

Система обліку "як є насправді"

Ще частіше виникає ситуація, коли під управлінським обліком розуміють облік “чорної готівки”, дані “чорної бухгалтерії”.

У такому разі, дійсно, бухгалтерська звітність дає спотворене уявлення про реальний стан компанії і потрібно запровадити ще одну систему обліку, в якій все враховується “як є насправді”.

Насправді це часто зводиться до таблиць Excel, які зазвичай самостійно складає і веде фінансовий директор. І дуже часто в таких випадках керівництво вважає, що на підприємстві функціонує система управлінського обліку, яка задовольняє цілі керівництва та відповідає на поставлені керівництвом питання.

Основна небезпека тут - безсистемність обліку, облік не всіх факторів, що впливають на показники управлінського обліку і, як наслідок, спотворення управлінської інформації та неписьменне керівництво.

Росії час вчитися західним манерам

Подібні помилки пояснюються, перш за все, тим, що питання, пов'язані з даним видом обліку в Росії досі мало висвітлені, яскравим прикладом цього є спеціалізованого журналу з проблематики управлінського обліку.

На Заході читають гарвардський випуск "Management Accounting Review" (management accounting - термін на Заході, що відповідає класичному розумінню управлінського обліку), в Росії поки що можна знайти лише окремі тематичні статті і рубрики. Держава ж подібні питання не регулює, а при розробці принципів і правил бухгалтерського обліку бралося за основу “типове підприємство”, звідси негнучкість та неможливість врахувати специфіку бізнесу та зміни довкілля.

На сьогоднішній момент у Росії існує класичний підхід до управлінського обліку, який був поширений на Заході ще 40-60 років тому.

Класичне розуміння управлінського обліку зводиться в основному цифрам та різним числовим показникам, що враховують специфіку підприємства.

Світова практика

Звичайно, існує загальносвітова практика постановки та ведення управлінського обліку. Його загальні показники, а також багато принципів управлінського обліку відображено у Міжнародних Стандартах Фінансової Звітності (МСФЗ).

Тим не менш, останнім часом на Заході спостерігається помітний уникнення класичного підходу у бік якісних показників і відбувається розширення поняття управлінського обліку: як фактори, що впливають на прийняття управлінських рішень, розглядається конкурентне середовище, система взаємовідносин з клієнтами (CRM), система бізнес -процесів усередині підприємства та ін. Це вже інший вищий рівень, більшість російських підприємств це завтрашній день.

У Росії є … інтерес

У Росії її управлінський облік є, а останні кілька років, спостерігається явний інтерес до цієї теми, це видно з динаміки продажів програмних продуктів автоматизації управлінського обліку та бюджетування. Хто ж реально займається питаннями постановки та ведення управлінського обліку на російських підприємствах і в яких випадках виникає питання про його постановку?

Знову ж таки, виходячи з нашого досвіду, можемо впевнено сказати, що здебільшого бухгалтерія до управлінського обліку не має відношення.

Постановкою та веденням управлінського обліку на підприємстві зазвичай займається або фінансовий директор (директор з економіки), або спеціально залучений для цього фахівець, також функції можуть бути приховані або явно розподілені між співробітниками фінансового відділу (економічного відділу, фінансово-планового відділу та ін.).

Ініціатором процесу постановки управлінського обліку (як і багатьох інших нововведень) зазвичай стає молодий фахівець, який нещодавно прийшов у компанію, має “свіжу” економічну освіту. Це може бути віце-президент, фінансовий директор, директор економіки, рідко комерційний директор.

Власники взяли ініціативу на себе

Останнім часом дедалі частіше ініціаторами постановки управлінського обліку стають власники підприємства: їм не досить лише бухгалтерської звітності і потрібна достовірніша інформація про стан підприємства.

Рішення ж про постановку управлінського обліку зазвичай приймається лише на рівні фінансового директора (людини, відповідального фінансовий стан підприємства), або лише на рівні генерального директора чи зборів акціонерів.

Безпосередньо під час встановлення системи обліку також виникає чимало складнощів.

Крім зазначених вище проблем із розумінням та інтерпретацією, більшість проблем лежить саме на кордоні управлінський облік – бухгалтерський облік. Дуже складно правильно організувати взаємодію між обома видами обліку, тому що об'єкт у них один, а цілі різні.

Навіщо нам два обліки?

Навіщо потрібна якась паралельна методологія, якщо одна – бухгалтерська – вже функціонує? Тут треба розуміти, що бухгалтерський облік і управлінський орієнтовані різних користувачів: якщо перший ведеться і регламентується державою, то другий цілком покликаний задовольняти потреби управлінців підприємства. Маючи різні цільові аудиторії, дві “іпостасі” обліку базуються на різних принципах і методологіях.

Говорячи про бухгалтерський облік, ми розуміємо, що його головне завдання – видати інформацію в тому форматі, який найбільш зручний зовнішнім користувачам.

Перед менеджерами підприємств стоять зовсім інші завдання, а саме: день у день приймати обґрунтовані управлінські рішення. Таким цілям є управлінський облік.

Методологія управлінського обліку

Визначившись із користувачами, давайте подумаємо про методологічну основу.

Така наука, як економіка підприємства, пропонує безліч способів опису і, що найважливіше для нашої теми, фіксації результатів діяльності підприємства, але російським компетентним органам, які регламентують бухгалтерський облік, чомусь миліше лише вузьке коло таких. Наприклад, якщо на практиці списувати вартість основних засобів можна більш ніж п'ятьма методами способами, залежно від того, як саме експлуатуються той чи інший верстат або програмний продукт, то в рекомендаціях щодо формування Положення про бухгалтерську облікову політику та ПБО 6, по суті, можна вибрати лише один метод, який можна застосувати до групи основних засобів протягом усього терміну корисного використання об'єктів, що входять до групи. Зрозуміло, що таке зачісування під один гребінець усіх підприємств та всіх основних засобів не відповідає потребам конкретного бізнесу.

Переваги управлінського обліку

Головна перевага управлінського обліку – це його гнучкість та багатоваріантність.

Зазначимо ще раз, що держава, розробляючи правила бухгалтерського обліку, не надто задавалася проблемою пристосування принципів обліку до специфічних потреб конкретних підприємств, а взяла якесь “середнє підприємства” і переклало принципи обліку, які потенційно могли б на ньому працювати, на всіх інших. Звідси, наприклад, заробітна плата як рекомендована державою база рознесення непрямих витрат незалежно від того, є якийсь зв'язок між цією статтею та всіма непрямими чи ні.

Приклад із життя

На противагу такому підходу, наведемо приклад налаштування управлінського обліку у проекті щодо постановки та автоматизації бюджетного управління для Торгового Дому “Мегаполіс” у Запоріжжі (Україна).

Команда консультантів “Інтальов” та співробітників замовника зіткнулася з питанням: як рознести транспортні витрати між двома такими різними продуктами, як алкоголь та тютюн? Цілий клубок проблем виник через те, що ящики з коньяком і горілкою – предмети важкі, упаковки сигарет – об'ємні, а вантажівки, що їх перевозили разом, мали обмеження як за обсягом, так і за вагою. Відповідно, при кожному завантаженні створювалися складні комбінації того й іншого, а наприкінці місяця не було жодної можливості визначити, скільки ж транспорту реально спожив той чи інший продукт.

Були випробувані різні варіанти рознесення, але вони показували як збиткові або напрям алкоголю, або тютюну, хоча керівники кожного з напрямів стверджували, що вони рентабельні.

Вихід із ситуації було знайдено по-шкільному простий. Що пов'язує два такі параметри, як вага та обсяг? Правильно, щільність.

Було перераховано щільність ящиків з алкоголем і тютюном, і таким чином було рознесено транспортні витрати. Підкреслимо, що важливість запропонованого рішення не в тому, що було знайдено об'єктивну базу рознесення (таку, як правило, знайти взагалі неможливо, тому витрати і непрямі), а база, помилки підрахунку за якою були мінімальні і за місяць один одного компенсували: жоден із продуктів не дотував інший.

Підхід такої гнучкості можливий лише за індивідуального настроювання обліку.

Принципи управлінського обліку

Принциповим моментом управлінського обліку є його оперативність: існують види бізнесу, в яких аналізувати баланс необхідно щодня, та бухгалтерський звіт наприкінці кварталу вже не є корисним.

Методики та програмні засоби вже здатні забезпечити таку оперативність, але звідси випливає неочевидний поки що для багатьох менеджерів висновок: в управлінському обліку необхідно виявляти навіть більшу дисциплінованість, ніж у бухгалтерському. Наприклад, управлінські первинні документи можуть мати ряд специфічних полів (центр фінансової відповідальності, бюджетна стаття, ліміт тощо), незаповнення або несвоєчасне заповнення яких зведе нанівець усі зусилля щодо побудови облікової системи, оскільки введені таким чином у систему цифри не можна ні коректно консолідувати (без втрат важливих аналітичних ознак), ні порівняти із планом.

Керівники підприємств, вирішуючи питання ведення управлінського обліку, найчастіше кидаються у дві крайності. Перша полягає в тому, що управлінського обліку взагалі не приділяється належної уваги - вся його постановка полягає у вольовому рішенні: "Вістимемо також, як бухгалтерський". Через війну народжується система, у якій планові управлінські дані можна порівняти лише з бухгалтерським фактом.

Друга крайність – це надмірне ускладнення та деталізація облікових структур. Звідси виникають величезні списки статей, що важко читаються, що містять одночасно дані за напрямами діяльності, товарами, регіонами, контрагентами, а в гірших випадках – такі різнорідні показники, як доходи, надходження, заборгованості та інвестиції один поруч з одним. По суті, в одному документі хочуть побачити "все відразу і про все".

Правило Парето

Хотілося б наголосити на двох моментах. По-перше, витрати на розробку та подальшу експлуатацію облікової системи не повинні перевищувати ефектів від неї. Знамените Правило Парето (відоме також як “Правило 20 на 80”) свідчить, що 20 % статей обліку дають 80 % корисної інформації. Тому головне завдання розробника облікової системи - не закласти в неї все, що тільки можна, а описати, перш за все, ключові показники.

Дивлячись на звіти найбільших західних корпорацій, які вже давно пройшли етап “загальної деталізації”, ми бачимо не більше кількох десятків статей витрат або доходів, тоді як у Росії і кілька сотень – не межа.

Технічний бік питання

Менеджери підприємств, усвідомивши необхідність ведення внутрішнього обліку, неминуче стикаються з питанням: і як же технічно виглядає цей облік?

Відмовившись від бухгалтерії як джерела інформації для потреб управління, ми цим відмовилися від пропонованих її регістрів та алгоритмів розрахунків. Отже, необхідно розробити власну структуру та логіку обліку.

Існуючі сьогодні техніки ведення управлінського обліку можна поділити на дві великі підгрупи: облік за бюджетними статтями та облік за рахунками. Перший варіант обліку передбачає відображення господарських операцій за всіма статтями, які логічно до них ставляться. Наприклад, продажу підприємства – це, як правило, “трилика” істота: вони виражаються у русі товарів (відвантаження зі складу), русі коштів (надходження виручки від покупця на розрахунковий рахунок) та формуванні доходів (і це ще без урахування нарахування витрат, відповідних одержаних доходів).

Таким чином, відображення такої операції відбудеться у статтях щонайменше трьох бюджетів, і головне тут – “нічого не забути”.

Підхід на основі управлінських рахунків менш суб'єктивний – кожна операція, аналогічно бухгалтерській, проходить за дебітом та кредитом взаємопов'язаних рахунків, викликаючи симетричні зміни у всій обліковій системі.

Основною перевагою постатейного обліку є простота та наочність для управлінців, далеких від бухгалтерських понять, а підходу на основі рахунків – гарантована коректність при відображенні операцій та, зрештою, при зведенні балансу.

Ці дві системи не відкидають одна одну, і, більше того, облік по рахунках включає постатейний як невід'ємну частину.

При такому варіанті реалізації управлінські рахунки як одну зі своїх властивостей мають аналітику "Стаття бюджету", через яку дані, що вводяться, відображаються не тільки за рахунком, але й статтею. Наприклад, рахунок “Продажі” пов'язують із статтею “Доходи від продукції” з бюджету доходів з основний діяльності, і тоді обороти з цього рахунку одночасно формують і результати відповідного бюджету.

Така складність, що здається, на практиці вже добре відпрацьована методично і підтримується програмними засобами.

Автоматизація управлінського обліку

На даний момент спостерігається активний інтерес фахівців до типових програмно-консалтингових рішень щодо планування, управлінського обліку та, загалом, управління підприємством.

При постановці бюджетування фахівці ставлять собі такі важливі завдання:

складання платіжного календаря та визначення пріоритетів платежів;
визначення фінансових результатів та управління по центрах фінансової відповідальності;
планування руху коштів та руху товарно-матеріальних цінностей;
планування доходів та витрат компанії;
побудова та оцінка внутрішніх показників ліквідності та рентабельності компанії та окремих бізнесів;
підтримка процесу колективного планування, документообігу.

Наприклад, можливості програми "Інтальов: Бюджетне управління для 1С: Підприємства 7.7" дозволяють:

Побудувати струнку та повну систему бюджетів (продажів, закупівель, прямих і непрямих витрат, руху коштів, заборгованості, балансу підприємства).
Отримувати управлінські бюджет руху грошових коштів, бюджет доходів та видатків, бюджет за балансом.
Побудувати систему фінансових показників компанії за плановими та фактичними даними.
Здійснити фінансовий аналіз та аналіз виконання планів. Проводити план-факторний контроль.
Оптимізувати управління відвареними запасами та мінімізувати прямі витрати на товарну логістику.
Автоматизувати складання бюджетів як за планом, і за фактом. Мінімізувати введення даних із різних служб: комерційних відділів, планово-фінансових відділів, бухгалтерії.
Складати та контролювати виконання платіжного календаря.
Автоматизувати документообіг серед користувачів програми.
Отримувати аналітичні звіти у різних розрізах, необхідні підтримки процесу управління, використовуючи вбудовані можливості звітів і діаграм.

Також користувачам необхідні системи, призначені для автоматизації управлінського обліку, бюджетування, контролю та аналізу за всіма розділами господарської діяльності. Продукт орієнтований на великі торгові та виробничі підприємства та холдинги, які можуть об'єднувати під однією керуючою компанією різноманітні види бізнесу.

Програма "Інтальов: Корпоративні фінанси" для "1С:Підприємство 7.7" вирішує наступні завдання фінансового управління:

Бюджетування;
Управлінський облік;
Фінансовий аналіз;
Підтримка процесу колективного планування, документообігу.

При постановці завдання розробники дійшли висновку, що створюваний модуль має стати як центром консолідації планової і звітної інформації, а й центром отримання всієї управлінської звітності за бюджетами у вигляді, зручною прийняття управлінських рішень.

Отже, програмний продукт служить підтримки процесу фінансового управління. Його основне завдання – максимально сприяти менеджерам у прийнятті фінансових рішень, звільняти їх час від рутинних операцій та обробляти великі масиви даних, надаючи звітну інформацію у зручній для прийняття рішень формі.

За своїми функціональними характеристиками в галузі бюджетування програма дозволяє розробляти всі види бюджетів на підприємстві: бюджет руху коштів, бюджет доходів та видатків та бюджет за балансом; бюджет випуску готової продукції, бюджет виробничих витрат, бюджети закупівель сировини та матеріалів та ін. Крім того, у програмі можливе автоматичне складання бюджетів за виділеними критеріями, ведення платіжного календаря, реалізовано механізм оперативного контролю за виконанням бюджетів.

З погляду управлінського обліку програма надає всі види управлінської звітності, зокрема. звіт з руху коштів, звіт про прибутки та збитки, звіт з балансу. Облік у програмі може вестись як за національними (російськими, UK GAAP, US GAAP та ін.), так і міжнародними (IAS) та користувальницькими стандартами, при цьому забезпечується гнучкий та миттєвий зв'язок з первинними документами та бухгалтерськими проводками.

У відповідність до найсучасніших теорій фінансового управління програма містить усі необхідні інструменти для фінансового аналізу: аналіз планових і фактичних даних, можливості для факторного та індексного аналізу, застосування статистичних методів аналізу даних, аналіз беззбитковості, складання дерева (ROI) для фінансового аналізу. Використання останніх розробок у галузі аналізу дозволяє отримувати динамічні звіти у зручній користувачеві формі.

Сподіваємося, що ці розробки та ідеї допоможуть організаціям сформувати свої програмні можливості для організації власного управлінського обліку.

Ілля Борисовський, Григорій Сухов

В умовах динамічного розвитку ринку будь-якої компанії для оперативного прийняття бізнес-рішень необхідна проста та логічна система отримання управлінської інформації. На жаль, російський бухгалтерський облік не може задовольнити всі внутрішні потреби бізнесу в подібній інформації, а самі правила ведення управлінського обліку в компаніях нерідко не прописані і навіть не визначені.

Стає очевидною необхідність розробки СИСТЕМИ (методології) управлінського обліку, тобто. впорядкованого набору взаємозалежних правил і алгоритмів, що забезпечують своєчасний збір достовірної та адекватної інформації для ухвалення управлінських рішень.

Кожен фінансовий директор має свій рецепт вирішення цього завдання, і специфіка компанії грає тут провідну роль: що добре працює на одному підприємстві може не підійти для іншого. З одного боку, для управлінського обліку не існує єдиних стандартів, у кожній галузі та кожній компанії його принципи та структура індивідуальні. З іншого боку, управлінський облік орієнтований потреби підприємства у інформації, такі потреби цілком можна проаналізувати і впорядкувати. І попри значні змістовні розбіжності у методології обліку підприємств із різних галузей можна назвати оптимальну послідовність етапів постановки обліку, універсальну всім підприємств і що дозволяє розробити методологію управлінського обліку, що відповідає цілям підприємства.

Роботи щодо постановки управлінського обліку доцільно вести в рамках окремого проекту компанії, із застосуванням процедур проектного управління. До виконання такого проекту (або окремих його етапів) нерідко залучаються сторонні фахівці (у тому числі консультанти з автоматизації процесів обліку, якщо компанія планує його підтримку у новій інформаційній системі). Розглянемо докладніше кожен етап таких робіт, основні завдання та ризики проекту побудови управлінського обліку.

Етап 1. Постановка задачі, початок роботи

На початку робіт, природно, необхідно визначитися з тим, які основні завдання у компанії має вирішувати управлінський облік.

Основні дії

1.1. Визначення ключових споживачів даних. Методологія обліку має бути чітко орієнтована на інформаційні потреби компанії. Надлишкової звітності, що мало ким використовується і довго готується, - не місце в управлінському середовищі. Тому необхідно одразу визначити коло осіб – користувачів інформації. Причому це повинні бути не рядові фахівці, а топ-менеджери і провідні методологи, які приймають основні бізнес-рішення, а звітність, що формується, повинна адекватно відображати стан справ у компанії. Доцільно провести стартову презентацію, в якій викласти мету проекту, очікувані результати, план проекту (терміни та основні дії). Учасники проекту повинні зрозуміти, що робитиметься і навіщо це потрібно особисто їм. Також на цьому етапі бажано оцінити можливі терміни окупності проекту та обов'язково включити цю оцінку до презентації. Акціонери (керівництво) компанії повинні розуміти, що подібні проекти націлені на підвищення оперативності у прийнятті управлінських рішень, на досягнення більшої «прозорості» компанії, а отже, і на приріст її вартості.

1.2. Формування переліку потрібних звітів. Необхідно узгодити з усіма відповідальними особами склад звітів, які їм необхідні, включаючи опис потрібних показників та аналітики. Для кожного зі звітів потрібно також визначити терміни формування (до якого числа та з якою періодичністю має складатися звіт). У результаті всі необхідні звіти повинні мати чіткий опис - по суті, це і є постановка задачі запровадження процесу управлінського обліку. Основні ризики першого етапу:

концентрація зусиль на другорядних звітах, які полегшать життя виконавцям, але виявляться надто детальними для топ-менеджерів – ризик не досягнення цілей та подорожчання проекту;

недостатня підтримка проекту з боку керівництва – ризики виникнення ситуації, коли «награвшись» керівництво залишить усе як є.

Етап 2. Визначення концепції обліку. Планування робіт з проекту

Основні дії

2.1. Визначення основних концепцій та структури майбутнього обліку. Насамперед необхідно вибрати та затвердити основні концепції обліку, які, власне, і визначають вимоги до системи управлінського обліку. Концепції повинні містити відповіді на важливі питання ведення обліку:

Чи будуватиметься облік відповідно до МСФЗ чи ні?

Чи вестиметься управлінський облік паралельно з бухгалтерським?

Хто здійснює контроль за підготовкою даних управлінського обліку, за систематичним «закриттям» періоду?

У якій автоматизованій системі буде реалізовано підготовку звітності?

Вибір системи автоматизації може відігравати значну роль, т.к. багато систем накладають початкове обмеження методологію обліку. В одних системах закладено глибоко опрацьовані механізми ведення обліку, в інших – можливості реалізації процесів дуже гнучкі, але є певні обмеження на кількість аналітик та обсяг даних тощо.

2.2. Розбиття проекту впровадження обліку на етапи та розстановка пріоритетів. Необхідно спланувати подальшу роботу та виділити основні етапи (конкретні дії у проекті). Причому відразу потрібно визначити, що для компанії є пріоритетним і терміновим, а що може почекати.

2.3. Визначення меж проекту. Важливо одразу визначити рамки робіт у проекті. Досить складно та ризиковано одночасно виконувати кілька завдань, тому має сенс виділити найпріоритетніші області.

2.4. Уточнення плану робіт. Необхідно уточнити бажані терміни робіт на кожному етапі. Основний зміст цих робіт – оцінити максимально допустиму тривалість етапу, інакше контролювати роботи та керувати бюджетом проекту буде дуже складно.

Основні ризики другого етапу.

Неадекватний вибір пріоритетів. Щоб знизити цей ризик, краще йти «згори донизу», починаючи з простих базових звітів і закінчуючи складнішими та детальнішими.

Неправильна оцінка термінів, внаслідок якої процес постановки обліку стане нескінченно довгим. Найкраще орієнтуватися на кінцеву дату та починати планувати від цієї дати назад.

Етап 3. Аналіз стану «як є»

Основне завдання даного етапу - визначення індивідуальних особливостей роботи компанії та специфіки ведення обліку, що обумовлюється цими особливостями; виявлення складнощів, з якими має зіткнутися при впровадженні системи. Цей етап дозволяє виявити слабкі сторони сформованого плану робіт із проекту та визначити основні ризики проекту. Акцент необхідно ставити на перевірці правильності виділення основних напрямів управлінського обліку, здійсненого на попередніх етапах, та на виявленні наявних ресурсів для ведення обліку.

Основні дії

3.1. Вивчення особливостей та «підводних каменів» поточного обліку. Слід визначити, які нюанси та складнощі (з позицій ведення обліку) існують у компанії, з якими проблемами вже зіткнулися фахівці підприємства при формуванні звітності, як ці проблеми було вирішено. Особливу увагу потрібно приділити структурі доходів та витрат, виявити статті з найбільшою питомою вагою.

3.2. Уточнення плану робіт із проекту. Після вивчення особливостей обліку слід скоригувати план робіт із проекту. Слід оцінити тривалість кожного етапу. Не варто забувати, що нововведення передбачає не лише розробку, а й запровадження процедур, що також потребує суттєвих зусиль.

Етап 4. Підготовка ескізу методології та облікової моделі «як треба»

Після аналізу всіх існуючих особливостей складається власне модель управлінського обліку підприємства. На цьому етапі потрібно надати принципову схему обліку та розроблені раніше концепції, у струнку форму методики, прописати взаємозв'язки між звітними формами, продумати переліки та кодифікатори статей обліку, взаємозв'язок між ними. Основний ризик третього етапу – побудова системи, яка практично не відповідатиме поставленим завданням обліку. Тому до робіт необхідно залучати фахівців компанії, які розуміють специфіку бізнесу.

Основні дії

4.1. Підготовка моделі формування вихідних звітних форм. Необхідно оцінити принциповий взаємозв'язок всіх елементів необхідної звітності, задати основні блоки звітності та області обліку, визначити глибину необхідного аналізу.

4.2. Розробка проміжних звітних форм та способів розрахунку необхідних показників. Основне завдання – продумати детальний порядок розрахунків, визначити всі необхідні дані, методології розрахунків.

4.3. Опрацювання схеми введення в інформаційну систему та зберігання первинних даних. Розробка деталей обліку: планів рахунків, аналітик, формування єдиного переліку господарських операцій із зазначенням необхідних даних, необхідних розрахунків тощо.

4.4. Розробка заходів контролю даних, методів системного забезпечення надійності обліку. Проводиться перевірка забезпечення «прозорості» даних у закладеній моделі обліку. Модель повинна забезпечувати можливість простого та надійного контролю даних системи: дані мають бути, при необхідності, отримані швидко та наочно, аналітики мають бути зручними як для введення інформації, так і для її контролю фінансовою службою. Необхідно також передбачити можливість майбутнього розширення моделі з урахуванням зміни кількості та складу аналітик, більш глибокої деталізації даних, застосування складніших алгоритмів розподілу витрат тощо.

4.5. Розробка проекту процедур підготовки інформації Необхідно описати функціональний розподіл обов'язків співробітників, які виконують підготовку даних, терміни та порядок введення даних, принципово спроектувати схему руху інформації, перевірити її реалістичність.

4.6. Перевірка та компонування проекту методології Здійснюється компонування методології управлінського обліку, перевірка пов'язаності та повноти отриманої моделі.

4.7. Підготовка до тестової версії методології, пробні розрахунки. Основна мета цих робіт – перевірити коректність ведення розрахунків, несуперечність отриманої методології; оцінити, чи зрозуміла розроблена модель методології.

Основні ризики четвертого етапу.

Надмірна завантаженість моделі, спроба зробити "все і відразу". Потрібно враховувати як технічні можливості з реалізації методології обліку, так і реальний час та сили виконавців у співвідношенні з цінністю одержуваної інформації.

Технічні помилки у методології.

Етап 5. Обговорення ескізу методології

Після підготовки та перевірки методології необхідно подати отриманий варіант фахівцям та обговорити з ними адекватність системи обліку. Йдеться, насамперед, про менеджерів та виконавців, які мають безпосередньо вводити дані та обробляти інформацію. Головне завдання цього етапу – виявлення слабких сторін методології, перевірка вирішення проблемних питань на надійність.

Основні ризики п'ятого етапу.

Можливий опір виконавців, пов'язаний із консерватизмом та інерцією мислення. Необхідно розуміти, що це природна реакція, і переконати людей у необхідності та перевагах нової системи обліку.

На період впровадження змін необхідно заздалегідь передбачити засоби, які пом'якшують перехід до нової моделі. Це може бути премія за тимчасове підвищення навантаження, активна спільна робота та ін. Разом з тим, слід виявити наполегливість у проведенні змін, інакше нововведення може бути саботоване.

Етап 6. Узгодження та затвердження методології

Розроблену методологію необхідно оформити у вигляді документа та затвердити у компанії. Зазвичай це супроводжується презентацією керівництва розробленої моделі. Очевидно, що в даному випадку, на відміну від обговорення з менеджерами та виконавцями, презентація містить значно менше деталей та більше націлена на опис кінцевих досягнень.

Етап 7. Розробка регламентів та документованих процедур

Проект процедур, розроблений на етапі підготовки методології, необхідно уточнити, оформити їх у вигляді окремих регламентів, вказати конкретні прізвища виконавців, терміни та відповідальність.

Етап 8. Використання

При успішному виконанні всіх попередніх етапів робіт і керівництву компанії та учасникам проекту буде зрозуміло, які конкретно зміни необхідно впровадити, щоб запустити процедури збору даних та формування звітів за новою методологією. На цьому етапі основні складності можуть виникнути під час впровадження змін у системі обліку.

Висновок

Повноцінний управлінський облік формується у компанії роками. Безперервне вдосконалення – невід'ємна характеристика системи управлінського обліку. Тому методологія обліку має бути гнучкою, тобто передбачати можливість швидко підлаштовувати облік під різні зміни (наприклад, під створення нових юридичних осіб або переведення відділів з однієї юридичної особи до іншої). Сподіваємося, що наведені нами рекомендації виявляться корисними і дозволять часом не «винаходити велосипед», а скористатися досвідом вже реалізованих проектів.

Управлінський облік у компанії- це система, що забезпечує керівне ланка фірми інформацією, яка потрібна на прийняття рішень та ефективного управління. З цим загальним визначенням управлінського обліку погоджуються всі консультанти, які брали участь у підготовці цього матеріалу.

Адже одна з найважливіших причин, що найчастіше зустрічаються, недостатньо успішного розвитку компанії полягає в тому, що її керівники просто не знають, який з видів діяльності або відділів найбільш прибутковий і, що найважливіше, чому.

Правильно поставлений управлінський облік дозволяє отримати інформацію, необхідну для розстановки пріоритетів у діяльності фірми і планування подальшої роботи, надає базу для оцінки перспективності можливостей, що відкриваються, і забезпечує механізмами контролю за виконанням прийнятих рішень.

Незважаючи на те, що для багатьох бухгалтерів, фінансових фахівців та керівників термін « управлінський облікперейшов у розряд добре знайомих і часто вживаних, обговорення того, що таке управлінський облік аж ніяк не є пустим заняттям.

Поки що більшість директорів та керівників фінансових служб вітчизняних компаній не уявляють собі реальних переваг, які дають правильне використання управлінського обліку, найчастіше ототожнюючи його з фінансовим обліком, призначеним для задоволення інформаційних потреб податкової інспекції, інвесторів чи акціонерів.

До речі, немає єдності в розумінні кола завдань управлінського обліку і в експертів: одні вважають, що до кола питань входить надання облікової інформації всім споживачам поза межами державної системи бухобліку, тобто саме акціонерам та кредиторам у тому числі. Інші апелює до світового досвіду: на Заході система обліку поділяється, як правило, на дві підсистеми - зовнішню, фінансову та внутрішню, управлінську (виробничу, експлуатаційну). Такий поділ зумовлений різницею в цілях та завданнях зовнішньої та внутрішньої бухгалтерії.

У фінансовій (зовнішній) бухгалтерії створюється інформація про поточні витрати за основними напрямками цих витрат, доходи фірми, про стан дебіторської та кредиторської заборгованості, про розміри фінансових інвестицій та доходів від них, стан джерел фінансування тощо. Одне з основних завдань такої бухгалтерії – достовірність обліку фінансових результатів діяльності підприємства, його майнового та фінансового стану.

Споживачами інформації у своїй є переважно зовнішні стосовно підприємству користувачі - державні податкові органи, біржі, банки, фінансові інститути, постачальники і покупці, потенційні інвестори. Фінансова звітність не є комерційною таємницею компанії, вона відкрита до публікації і, як правило, засвідчується незалежною аудиторською організацією. Ведення фінансової бухгалтерії для підприємств та фірм є обов'язковим.

Міжнародні бухгалтерські стандарти, основні засади обліку стосуються саме систем фінансового обліку.

Щодо управлінської (внутрішньої) бухгалтерії підприємства, то питання про те, створювати її чи ні, вирішує адміністрація фірми. У системі внутрішнього обліку генерується передусім інформація про витрати виробництва - причому про так звані економічні, а не бухгалтерські витрати.

Витрати групуються та враховуються за видами, місцями їх виникнення та носіями витрат. Місця виникнення витрат - це структурні одиниці та підрозділи, в яких відбувається первісне споживання виробничих ресурсів (робочі місця, бригади, цехи тощо). Під носіями витрат розуміють види продукції (робіт, послуг) підприємства, призначені для реалізації над ринком.

У системі управлінського обліку обов'язково виділяються такі об'єкти обліку, як центри відповідальності. Управління витратами відбувається через діяльність людей, відповідальних доцільність виникнення тієї чи іншої виду витрат.

Центр відповідальності - структурний елемент підприємства, у якого менеджер відповідальний за доцільність понесених витрат.

Адміністрація компанії сама вирішує, у яких розрізах класифікувати витрати, наскільки деталізувати місця виникнення витрат та як їх пов'язати із центрами відповідальності.

Іншим об'єктом управлінського обліку є результати діяльності, які можна також враховувати за місцями виникнення та за носіями витрат. У процесі зіставлення витрат та результатів різних об'єктів обліку виявляється ефективність виробничо-господарської діяльності.

Інформація управлінського обліку зазвичай є комерційною таємницею підприємства, не підлягає публікації. Адміністрація фірми самостійно встановлює склад, терміни та періодичність подання внутрішньої – управлінської – звітності. Ця облікова система мало регламентується законодавством.

ВАРІАНТИ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ

Системи управлінського обліку, що застосовуються у світі, можна класифікувати за низкою ознак.

Як перша ознака експерт пропонує принцип взаємозв'язку облікових підсистем підприємства - фінансової та управлінської. У практиці західного обліку застосовуються два варіанти зв'язку між управлінською та фінансовою бухгалтеріями: за допомогою контрольних рахунків, якими є рахунки витрат та доходів фінансової бухгалтерії, або дзеркальних рахунків (рахунків-екранів). Таким чином, облікова система може бути єдиною (моністичною) або складатися із двох автономних, замкнутих підсистем.

З погляду обліку витрат (вірніше, його оперативності - найважливішого чинника під управлінням), системи управлінського обліку можна розділити ті, у яких враховуються минулі витрати, і ті, у яких застосовується система «стандарт-кост».

Система «стандарт-кіст» має на увазі розробку стандартів на витрати праці, матеріалів, накладних витрат, складання стандартної калькуляції та облік фактичних витрат з виділенням відхилень від стандартів з метою контролю за формуванням фактичної собівартості та активного управління процесом її формування.

Нарешті, третій варіант класифікації систем управлінського обліку - ті, у яких собівартість включає повні витрати, й ті, у яких застосовується система «директ-костинг». У першому випадку всі поточні витрати виробництва поділяються на прямі (безпосередньо відносяться на об'єкти калькулювання) і непрямі (що стосуються об'єктів калькулювання лише наприкінці звітного періоду). Це так званий метод обліку та калькулювання повної собівартості. У другому випадку у розрізі об'єктів калькулювання планується та враховується неповна, обмежена собівартість.

З використанням системи «директ-костинг» собівартість може містити лише прямі витрати; лише змінні, тобто які залежать від зміни обсягів виробництва витрати; собівартість можна калькулювати на основі тільки виробничих витрат, пов'язаних з виготовленням даної продукції, виконанням робіт або наданням послуг, навіть якщо вони мають непрямий характер.

Але незважаючи на різну повноту включення до собівартості об'єкта калькулювання різних видів витрат, загальним для цього підходу є те, що інші види витрат, які за своєю економічною сутністю складають частину поточних витрат, пов'язаних з цим об'єктом, не включаються до калькуляції, а відшкодовуються єдиною сумою із виручки (або валового прибутку).

Ринкові процеси зі своїми коливаннями цін, обсягів виробництва, різноманітними кон'юнктурними змінами, істотно позначаються «поведінці» собівартості виробів, отже, і прибутку.

Тому надзвичайно велика потреба в інформації про витрати на виготовлення виробів та їх реалізацію, що не спотворені в результаті розподілу непрямих витрат та щодо незмінних витрат. Таку інформацію у вигляді даних про неповну виробничу собівартість (у частині прямих, змінних або всіх виробничих витрат) та маржинальний дохід (суму покриття) - різницю між ціною продажу (виручкою від реалізації) та неповною собівартістю виробу або реалізованої продукції в цілому, дає система. директ-костинг».

Взагалі сьогодні в теорії та практиці управління собівартістю і прибутком на Заході нерідко декларується і застосовується наступний принцип: найточніша калькуляція виробу - не та, яка найбільш повно після численних розрахунків та розподілів включає всі види витрат підприємства, а та, в яку включені тільки витрати, безпосередньо пов'язані з випуском цієї продукції, виконанням робіт та послуг.

Важливо, що, застосовуючи систему «директ-костинг», можна оперативно вивчати взаємозв'язки між обсягом виробництва, витратами (собівартістю, виручкою, прибутком, маржинальним доходом). Цей взаємозв'язок реально вивчати і графічно, і аналітично.

Основна перевага системи «директ-костинг» у тому, що на основі інформації, яка отримується в ній, можна приймати різні оперативні рішення з управління підприємством. Насамперед це стосується можливості проводити ефективну політику цін. Традиційні класичні методи ціноутворення, що ґрунтуються на калькуляції повної фактичної собівартості, не завжди забезпечують ефективність цінової політики підприємства, що працює на ринку.

Нині у розвинених країн світу популярніші підходи до ціноутворення, у яких передусім враховуються чинники, які стосуються попиту, аніж до пропозиції, тобто оцінка того, скільки покупець може і хоче заплатити за пропонований товар. Після того, як встановлено ціну рівноваги, підприємство має проаналізувати всі свої витрати і постаратися максимально скоротити їх.

Крім інформації про величину витрат, пов'язаних безпосередньо з виробництвом того чи іншого виробу, менеджерам підприємства потрібно мати відомості про можливі межі зниження цін залежно від впливу різних ринкових факторів. Тому в західному управлінському обліку існують поняття довгострокової та короткострокової нижньої межі ціни.

Довгострокова нижня межа ціни показує, яку ціну можна встановити, щоб мінімально покрити повні витрати на виробництво та збут товару; він дорівнює повної собівартості виробів. Короткострокова нижня межа ціни орієнтована ціну, що покриває лише прямі (змінні) витрати; він дорівнює собівартості у частині лише прямих (змінних чи виробничих) витрат.

ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ В КОМПАНІЇ

Процес впровадження системи управлінського обліку може бути успішним за дотримання трьох умов: наявність хороших фахівців, активну участь вищого керівництва компанії, наявність спеціальних ресурсів, виділених на це завдання.

Хороші спеціалісти. Насамперед слід шукати експертів, які мають досвід постановки саме управлінського обліку. Не треба обманюватися щодо досвіду роботи бухгалтером: для цієї мети такий досвід сам собою майже нічого не означає. Те саме, хоч і меншою мірою, відноситься до досвіду роботи фінансовим менеджером, тому що в деяких російських компаніях фінансові менеджери займаються здебільшого бухобліком, а фінансові директори є скоріше «політичними» фігурами.

Можливо, варто навіть віддати перевагу випускникам економічних вузів або бізнес-шкіл, які не мають досвіду, в яких пристойно викладали управлінський облік (окремим курсом або набором курсів).

У деяких випадках має сенс найняти консалтингову компанію. Але при цьому потрібно мати на увазі, що організаціям властиво змінюватися, а для позбавленого стандартів управлінського обліку одним із основних визначальних факторів є структура компанії. Якщо ваша система управлінського обліку не змінюватиметься разом з організацією, вона просто втратить свою ефективність, перетворившись на ще одне джерело невиправданих витрат.

Отже, одного разу скориставшись послугами консультантів, ви надалі будете змушені або вдаватися до них знову і знову, або зрештою найняти власних фахівців.

Активна участь найвищого керівництва компанії. На жаль, найчастіше саме цей компонент є каменем спотикання на шляху організації управлінського обліку. Нерідко керівник фірми вважає, що «фахівцю видніше», як поставити управлінський облік.

Це докорінно неправильне припущення, оскільки управлінський облік виробляється з задоволення інформаційних потреб керівників, приймають рішення, й у першу чергу - для вищого менеджменту предприятия. Отже, для правильної постановки управлінського обліку фахівець повинен знати, про що керівники компанії хочуть отримати інформацію. І вже ґрунтуючись на цьому, будувати систему управлінського обліку.

Отже, на етапі постановки завдання управлінського обліку участь вищого керівництва необхідне розуміння фахівцем як структури та цілей, переслідуваних компанією, і інформаційних потреб керівництва.

Надалі участь вищої керівної ланки абсолютно необхідна подолання природного опору менеджерів середнього рівня та виконавців при побудові та налагодженні системи: практика показує, що середньостатистичний керівник середнього рівня як мінімум пасивно пручається побудові управлінського обліку. Адже у разі успіху заходу керівництво отримує точний та жорсткий механізм контролю та оцінки його діяльності, що для більшості виконавців небажано як мінімум через психологічний дискомфорт.

Вони часто просто не розуміють, навіщо потрібні заходи щодо створення системи управлінського обліку, і неохоче надають запитувану інформацію, або надають відомості невірні чи неповні, що спотворюють картину справ.

Наявність виділених ресурсів. Необхідно безумовно, оскільки створення системи управлінського обліку саме собою є дуже серйозним завданням і потребує пристойних витрат як часу, і грошей, особливо у великих організаціях зі складною структурою. І якщо співробітники компанії більш менш завантажені своїми основними обов'язками, не варто сподіватися, що вони, навіть будучи хорошими фахівцями, зможуть побудувати ефективну систему управлінського обліку «у вільний час».

Якщо керівництво все-таки зважилося на непростий, недешевий і нешвидкий процес створення систем управлінського обліку, то «наприкінці шляху» на нього чекає ні з чим не порівнянне відчуття керованої організації - як від гарної машини з приладами, що справно працюють, і гідропідсилювачем керма, який змушує механізм чуйно і точно реагувати на рух руху рук.

Володимир Ніколаєв

розміщено в розділі: бізнес-школа фінанси & страхування

знайти ще статті

Велику роль під час постановки управлінського обліку грає проектний підхід до завдання: створення проектної команди, визначення етапів робіт, встановлення термінів завершення кожного етапу, і навіть ведення проектної документації.

У цій статті розглянуто покрокову методологію постановки управлінського обліку, що дозволяє поставити завдання програмістам для автоматизації управлінського обліку на підприємстві. Звичайно ж, неможливо відобразити повною мірою та глибоко всі аспекти побудови системи управлінського обліку, тому автором викладено загальний підхід до цього питання, а також деякі суттєві моменти, пов'язані із змістом та послідовністю дій при постановці управлінського обліку.
Процес постановки управлінського обліку можна як послідовних кроків, які з трьох великих блоків (рисунок).
При описі будемо використовувати наступні два терміни: As Is - означає "як є", тобто в тому вигляді, в якому процес існує в даний час; To Be - як «має бути», тобто змінений процес, у тому вигляді, в якому він повинен існувати.
Розглянемо докладно кожен із блоків.

Кроки постановки управлінського обліку

АНАЛІЗ ІСНУЮЧОЇ СИСТЕМИ (AS IS)

Постановка управлінського обліку для підприємства починається з аналізу діяльності та існуючої системи управлінського обліку. На підприємстві може бути яскраво вираженої системи управлінського обліку, проте обов'язково існує бухгалтерська система, під час аналізу якої можна виявити ряд функцій управлінського обліку.
Визначення взаємозв'язку системи управлінського та бухгалтерського обліків виходить за рамки цієї статті, тут лише зазначимо, що управлінський облік має бути відокремлений від бухгалтерського та діяти незалежно. Спільним для двох систем є лише набір первинних документів, у тому числі надходить інформація.
Побудова бізнес-процесу (As Is). Основою постановки системи управлінського обліку є виробничий бізнес-процес підприємства. Управлінський облік, що не базується на фізичному бізнес-процесі діяльності підприємства, функціонує некоректно і не може бути базою для прийняття управлінських рішень.
Цей крок найчастіше ігнорується, оскільки фахівцям здається, що вони досконально знають процеси власного підприємства. Але навіть начальники цехів, які досконало знають свою ділянку робіт, після формалізації бізнес-процесу, відзначали для себе корисність, оскільки деякі моменти були для них новими. Пов'язано це з тим, що забезпеченням функціонування бізнес-процесів займається велика кількість працівників, кожен із яких фокусується на своїй ділянці робіт. Формалізований бізнес-процес дозволяє проектній команді отримати доступ до комплексного знання багатьох фахівців-виробників.
У процесі побудови бізнес-процесу основної діяльності повинні обов'язково брати участь виробничники.
Слід уникати наступної помилки: спілкуватися зі спеціалістами, які не здійснюють аналізований процес. Наприклад, багато економістів на підприємстві вважають, що знають процес, оскільки оперують фактичними обліковими даними. При проведенні інтерв'ю вони можуть грамотно розповісти про те, як здійснюється діяльність на тій чи іншій виробничій ділянці, однак вони представляють процес у тому вигляді, в якому він повинен функціонувати, а не в тому, в якому він фактично здійснюється. При більш детальному вивченні, спілкуванні з виробниками на місцях, розумієш, що багато комунікацій порушено і процес, постійно видозмінюючись, набув певної форми, яку можна проаналізувати, тільки спираючись на знання фахівців-виробників, які безпосередньо здійснюють процес.
Існує багато стандартів побудови бізнес-процесів, проте з досвіду роботи можна виділити найприйнятніший стандарт IDEF0.
Цей стандарт простий та інтуїтивно зрозумілий навіть ненавченій людині. Він досить швидко вивчається, але водночас містить у собі жорсткі обмеження, що дозволяють «зібрати воєдино» бачення великої кількості працівників та подати в єдиному форматі.
Прорисовування документообігу (As Is). У межах побудови системи управлінського обліку аналізується лише документообіг, який належить до обліку витрат та доходів. Такими є всі документи первинного обліку з виробництва: накладні, лімітно-забірні карти, акти, наряди та інші документи, що відбивають специфіку окремих бізнесів, такі як купажні листи для виноробного виробництва, дорожні листи техніки сільського господарства тощо.
До аналізованого документообігу відносяться також усі зведені документи та звіти, створені на підставі первинних даних. Документами найвищого рівня є три форми фінансової звітності, побудовані на підставі управлінських даних: балансу, звіту про прибутки та збитки та звіту про рух грошових коштів.
Не потрібно аналізувати та включати до системи управлінського обліку документообіг, пов'язаний з договірним, кадровим обліком, специфічні документи бухгалтерського обліку (журнали-ордери, бухгалтерські довідки тощо). Система документообігу нерозривно пов'язані з фізичним бізнес-процесом діяльності підприємства.
Побудова таблиці документообігу. Для детального вивчення маршрутів руху документів, учасників документообігу та інформації, що вноситься до документів, систематизуються такі дані: найменування всіх первинних документів із зазначенням процесу, в результаті якого було складено документ, призначення документа, укладач, кількість примірників, від кого і кому передається документ і в які терміни, а також яка інформація та ким вноситься до цього документа. Інформацію найкраще подавати в табличному вигляді, де по рядках вказані документи, а по стовпчиках представлені зазначені характеристики.
Багато документів мають кількох учасників документообігу: укладачем документа може бути один працівник, вносити інформацію можуть інші працівники, а затверджувати - керівник. Усі ці аспекти мають бути відображені під час побудови документообігу.
Аналіз роботи з первинними документами. На наступному етапі аналізуються бланки первинного обліку. Основним завданням є визначення методики заповнення документа, розрахунків, які здійснюються з даними, що містяться в документі, сценаріїв заповнення документів. Обробляється кожен первинний документ, що міститься у таблиці документообігу.
Слід особливу увагу приділити специфічним документам, які притаманні кожному окремому бізнесу. Специфічні документи часто мають особливості, про які потрібно знати, для розробки коректної системи обліку.
Вивчення методики розрахунку витрат та внутрішньої звітності (As Is). Вивчення методики розрахунку витрат базується на аналізі бухгалтерських (або управлінських) проводок, які відповідають за розподіл витрат між місцями виникнення витрат та розрахунок собівартості окремих видів продукції.
Звичайно, ідеальним є випадок, коли методика розрахунку витрат міститься в затвердженому положенні про облікову політику підприємства, проте на переважній більшості підприємств ці відомості не формалізовані і вимагають з'ясування за допомогою інтерв'ювання бухгалтерів.
Основними необхідними відомостями є дані про структуру місць виникнення витрат (МВЗ), а також повний перелік об'єктів калькулювання, як виступає як готова продукція, так і всі напівфабрикати, для яких розраховується виробнича собівартість.
Аналізується існуюча для підприємства методика розподілу витрат допоміжних цехів, і навіть базові показники перерозподілу накладних витрат основних підрозділів за видами продукції. Зрештою, визначається порядок формування фактичної собівартості одиниці виробленої продукції.
У межах вивчення внутрішньої звітності аналізуються існуючі звіти, які надаються фахівцям підприємства. При аналізі зазначаються дані, що містяться у звіті, періодичність складання звіту та кому передається звіт.
При вивченні системи звітів аналізується інформація, що міститься у звітах, і споживачі даної інформації.

ПОСТАНОВКА ВИМОГ ДО СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ

Після аналізу існуючої системи обліку ключовим кроком є встановлення вимог до майбутньої системи управлінського обліку.
Спочатку необхідно визначити основну мету встановлення обліку, наприклад: коректний розрахунок собівартості видів продукції, надходження якісної інформації для прийняття управлінських рішень, інші. Наприклад, деякі підприємства у вигляді застосування системи управлінського обліку хочуть посилити контроль за витрачанням певних ресурсів, обгрунтувати норми витрат, прийняті для підприємства. Істотний інтерес викликає така мета, як персоналізація відповідальності за певні ділянки діяльності.
Необхідно визначити споживачів управлінської інформації та оцінити їх потреби. Список вимог управлінського обліку має бути детальним і зачіпати практично всі віхи майбутньої системи. Наведемо лише деякі з них:

ступінь деталізації обліку витрат за видами продукції;
порядок перерозподілу витрат допоміжних підрозділів;
визначення облікового періоду;
ступінь автоматизації обліку та точки введення інформації;
точне визначення статей витрат, що списуються на рахунки 23, 91, 92, 93, 94;
визначення структури трьох основних фінансових документів (балансу, звіту про прибутки та збитки та звіту про рух грошових коштів);
визначення плану рахунків;
визначення основних користувачів системи та їх вимог до інформації, що надається;
інші.

ПОБУДОВА СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ (TO BE)

Після того, як визначено вимоги до системи управлінського обліку, що створюється, починається етап створення системи.
Три наступні завдання мають здійснюватися паралельно та ітераційно, оскільки є взаємозалежними: доопрацювання первинних документів, створення методики розрахунку витрат та створення вимог до системи звітності.
Доопрацювання первинних документів (To Be). У процесі доопрацювання документів здійснюється зміна руху документів, бланків первинних документів та перегляд учасників процесу документообігу. Доопрацювання первинних документів зводиться до налаштування документообігу таким чином, щоб забезпечити автоматизовану систему управлінського обліку всією необхідною первинною інформацією для здійснення розрахунків.
Документообіг аналізується з погляду таких характеристик: достатності даних, працівників, які вносять інформацію в документи, періодичності складання бланка документа. Будь-який із перелічених параметрів, який відповідає вимогам створюваної системи управлінського обліку, може бути змінено задля забезпечення коректності розрахунків, здійснюваних виходячи з даних, які у систему обліку.
За розрахунки відповідає наступний крок, який має робитися паралельно та ставити вимоги до інформативності первинних документів. Кожен документ в автоматизованій системі управлінського обліку формує низку проводок, тому повинні вказуватися всі операції, які можуть описуватися первинним документом, а також усі проводки, що здійснюються під час кожної операції.
Слід сказати, що система управлінського обліку має обов'язково базуватися на системі рахунків. Наповнення системи даними здійснюється з допомогою проводок. Для забезпечення необхідної деталізації даних вводиться аналітика для всіх витратних рахунків.
Усі витратні рахунки мають аналітику, що забезпечує наявність даних про місця виникнення витрат, об'єкти витрат, статті витрат і роботи. Кожен первинний документ має бути описаний з урахуванням проводок, що він формує, із зазначенням можливих значень аналітики кореспондуючих рахунків.
Створення методики розрахунку витрат (To Be). Методика розрахунку витрат визначає дії, що здійснюються з накопиченими на витратних рахунках даними. Описується алгоритм розподілу витрат допоміжних підрозділів на основні підрозділи, методику розподілу накладних витрат за видами продукції з використанням базових показників, а також методику формування собівартості одиниці продукції. Ключовими елементами методики розрахунку витрат та калькулювання собівартості є: період здійснення розрахунків, бази для розподілу витрат та об'єкти калькулювання собівартості.
Цей крок є найбільш складним та відповідальним. p align="justify"> Процес створення методики розрахунку витрат і калькулювання собівартості ускладнюється тим, що для різних видів бізнесів він різний. Питання створення методики калькулювання собівартості має розглядатися лише у прив'язці до певного виду діяльності з урахуванням особливостей, що існують на підприємстві. При цьому керуватися краще типовими рекомендаціями калькулювання собівартості, запропонованими для різних галузей.
Створення вимог до системи звітності (To Be). Система звітності є завершальним етапом постановки управлінського обліку. Ключовим моментом є визначення користувачів автоматизованої системи управлінського обліку. Після того, як користувачі визначені, необхідно зрозуміти, яка потрібна інформація та визначити періодичність її надання.
Класифікуватимемо звіти наступним чином:

Звіти щодо руху ресурсів - містять дані про стан та рух матеріальних цінностей за складами.
Звіти за витратами - надають інформацію з усіх видів витрат за елементами та статтями, місцями та об'єктами витрат.
Звіти з виробництва містять інформацію про технологічні аспекти виробництва.
Звіти щодо реалізації - містять дані про реалізацію продукції та послуг стороннім контрагентам.

Звіти щодо руху ресурсів дозволяють отримати інформацію про наявність товарно-матеріальних цінностей на будь-якому з МВЗ у будь-який момент часу та про списання ТМЦ з одного МВЗ на інший за будь-який період часу.
Звіти про витрати є найбільш значущими у всій системі звітів, вони містять таку інформацію:

витрати за статтями та елементами витрат за кожним МВЗ на кінець звітного періоду (місяць, квартал, рік);
витрати на об'єктах витрат для кожного об'єкта витрат, на який було витрачено ресурси (ремонт техніки, будівельні роботи по об'єктах тощо);
попередні калькуляції собівартості наприкінці місяця з усіх видів продукції, виробленим у цьому місяці;
повні фактичні калькуляції витрат з усіх видів продукції наприкінці року;
звіт про прибутки та збитки в цілому по компанії.

У таблиці наведено приклад вимог до системи звітів.
Проектні документи
Результатом роботи проектної команди повинні обов'язково бути два документи:

проект положення з управлінського обліку та
технічне завдання програмістам для автоматизації управлінського обліку.

Вимоги до звітів на прикладі виноробного виробництва

У проекті положення щодо управлінського обліку міститься вся необхідна працівникам підприємства інформація, що дозволяє налагодити заповнення первинних документів, та документообіг для забезпечення автоматизованої системи управлінського обліку необхідними даними:

опис бізнес-процесів підприємства;
опис документообігу за підрозділами підприємства;
опис первинних документів з поданням бланків, зазначенням відповідальних та алгоритму заповнення кожного документа;
методика розподілу витрат та калькулювання собівартості продукції;
система управлінських звітів.

Споживачами проекту положення щодо управлінського обліку, зрештою, є працівники підприємства, які забезпечують функціонування управлінського обліку. Цей документ є лише проектом, оскільки має бути протестований, відкоригований та впроваджений на підприємстві по всій формі роботи з положеннями підприємства.
Технічне завдання програмістам містить специфічні дані, необхідні описи роботи системи управлінського обліку з метою забезпечення цілісності даних і здійснення розрахунків. Цей документ містить:

довідники;
казання, які саме дані з первинних документів потрапляють до автоматизованої системи обліку;
опис методики розрахунків;
формати звітів із зазначенням джерела даних.

Споживачем цього документа є команда програмістів.

ВИСНОВОК

Система управлінського обліку складається з трьох компонентів: системи первинних документів, що забезпечують облікову систему даними, методики розрахунку витрат, що містить алгоритми розподілу та перерахунку витрат, а також системи звітів, що відповідає за надання даних, що містяться в системі обліку.
Всі три компоненти взаємопов'язані, оскільки без забезпечення необхідної деталізації даних, що вносяться в первинні документи, не буде можливості застосувати коректний алгоритм розрахунку витрат, а без вказівки форми певного звіту дані, що містяться в системі, не потраплять до користувача. Тому при постановці управлінського обліку дуже важливо забезпечувати взаємозв'язок між формами первинних документів, методикою розрахунку витрат, а також системою управлінських звітів.
Необхідно однозначно визначитися з подальшою автоматизацією процесу: хто та якими засобами здійснюватиме автоматизацію.
Слід також пам'ятати, що система управлінського обліку має узгоджуватися із системою бюджетування, інакше неможливо буде здійснити відстеження виконання запланованих показників.
Викладений у статті підхід до встановлення автоматизованої системи управлінського обліку є універсальним і з тим чи іншим ступенем деталізації може бути застосований на підприємствах будь-яких розмірів.